Multitasking no trabalho: porque pode arruinar a tua carreira

No contexto de uma entrevista de emprego, soa a competência de sonho; no dia a dia, parece um “turbo” de produtividade: conseguir tratar de muitas tarefas em simultâneo. Quem está sempre ocupado, nunca se queixa e “põe as mãos à obra” em todo o lado, costuma acreditar que assim ganha mais reconhecimento, melhores avaliações e a próxima promoção. O problema é que este padrão pode fazer precisamente o contrário: reduzir o teu desempenho, sobrecarregar o cérebro e, com o tempo, comprometer as tuas hipóteses de progressão.

Porque é que o multitasking no trabalho parece tão apelativo

Nos escritórios de hoje, os estímulos multiplicam-se: e-mails a surgir no ecrã, o telemóvel a vibrar, mensagens de chat a exigir resposta imediata e, ao mesmo tempo, uma reunião a decorrer “em pano de fundo”. Muitos líderes, mesmo sem o dizerem, passam a mensagem de que estar permanentemente disponível é sinónimo de empenho.

Daí que, em entrevistas, tantos candidatos afirmem com orgulho que conseguem “manter muitos pratos a girar”. Por trás dessa afirmação está, muitas vezes, a expectativa de:

• provar empenho e resistência à pressão
• parecer indispensável
• ser visto como particularmente flexível
• aumentar mais depressa a responsabilidade e o salário

Na prática, isto traduz-se em cenas frequentes: enquanto a reunião de equipa decorre, já se vai a meio da apresentação seguinte; durante uma chamada com um cliente, os e-mails continuam abertos; entre dois compromissos, ainda se confirma rapidamente o planeamento de pessoal - e ao almoço respondem-se as mensagens no chat dos colegas.

"O multitasking dá muitas vezes a sensação de eficiência, mas na realidade provoca sobretudo stress constante e perda de qualidade."

O que acontece, de facto, no teu cérebro quando tentas fazer tudo ao mesmo tempo

A investigação é muito clara neste ponto: não fomos feitos para executar várias tarefas exigentes em simultâneo com verdadeira concentração. Aquilo a que chamamos “multitasking” é, na maioria dos casos, uma alternância extremamente rápida entre actividades.

Na psicologia, fala-se de task switching: o cérebro muda repetidamente de foco - do e-mail para a conversa, da conversa para a folha de cálculo, da folha de cálculo de volta para o chat. Cada uma destas micro-transições consome tempo e energia.

Como o multitasking reduz o teu desempenho

Os estudos indicam que este salto constante entre tarefas traz vários efeitos negativos ao mesmo tempo:

• Menos concentração: a atenção fragmenta-se e distrais-te com mais facilidade.
• Mais erros: quanto mais mudas de contexto, maior a probabilidade de falhas por distração.
• Ritmo mais lento: a cada “recomeço” perdes segundos ou minutos - somados ao longo do dia, tornam-se horas.
• Memória mais fraca: tanto a capacidade de memória de trabalho (curto prazo) como o armazenamento a longo prazo podem ficar prejudicados.
• Mais stress: o sistema nervoso mantém-se em modo de alerta, porque nada parece verdadeiramente “fechado”.

Numa investigação de 2016, observou-se ainda que viver de forma contínua em modo multitasking pode estar associado a alterações em áreas do cérebro ligadas à regulação da motivação, ao controlo emocional e ao controlo cognitivo. Em termos práticos: ao fazer tudo em paralelo, estás a treinar o teu cérebro para ter cada vez mais dificuldade em manter o foco.

Travão à carreira em vez de impulsionador

À primeira vista, a pessoa “multitasking” pode parecer uma peça-chave: sempre acessível, sempre com a cabeça em mil assuntos. Só que, com o passar do tempo, a qualidade começa a cair - e isso acaba por ser notado também pelas chefias.

Consequências comuns no dia a dia de trabalho:

• relatórios com mais incoerências ou gralhas
• conversas com clientes ou colegas mais superficiais, com perda de nuances importantes
• tarefas estratégicas a arrastarem-se, porque são constantemente interrompidas por pequenas urgências
• imagem de pressa e agitação em vez de controlo e segurança

"Fazer carreira não é fazer o máximo de coisas ao mesmo tempo - é fazer a coisa certa, no momento certo, com presença total."

Quem está a ser avaliado para subir tende a ser julgado pela capacidade de conduzir temas complexos com fiabilidade, definir prioridades e manter os riscos sob controlo. Se passas a imagem de estar sempre a ser interrompido, se te falta clareza nas decisões e te perdes em microgestão, a percepção da liderança sobre ti tende a piorar.

Como perceber se caíste na armadilha do multitasking

Muita gente já nem se apercebe do quanto se habituou ao ruído permanente do trabalho. Alguns sinais típicos de que o multitasking se tornou um hábito arriscado:

• começas dois projectos ao mesmo tempo, sem fechar nenhum com clareza
• no trajecto para o trabalho, vai rádio ligado e, em paralelo, planeias reuniões na cabeça e confirmas (por vezes de forma indevida) o telemóvel quando paras num semáforo
• fazes chamadas enquanto tentas, ao mesmo tempo, redigir actas, conceitos ou e-mails
• há sempre um ecrã a correr em segundo plano: enquanto respondes a e-mails, está uma videoconferência ou uma formação online a decorrer
• em reuniões, saltas frequentemente para chats ou ficas a percorrer notícias e redes sociais
• alguém está a falar contigo e tu já estás, por dentro, a actualizar a lista de tarefas, ao mesmo tempo que escreves notas no sistema

Se te revês em vários destes pontos, é provável que estejas a reduzir - sem dar por isso - a tua produtividade e as tuas oportunidades de evolução.

Como passar de multitasker crónico a profissional de foco

A boa notícia é que dá para mudar a forma como trabalhas - passo a passo. Ninguém te pede que, de um dia para o outro, trabalhes em silêncio absoluto. O objectivo é gerires a tua atenção de forma muito mais consciente.

Estratégias concretas para o dia a dia no escritório

• Planear blocos de tarefa única: reserva intencionalmente 25–50 minutos seguidos para uma só tarefa. Define um temporizador, desliga notificações e faz uma pausa curta no fim.
• Reduzir o ruído digital: desactiva ou agrupa pop-ups de e-mail, ferramentas de chat e aplicações. Consulta o e-mail apenas em horários definidos.
• Proteger conversas: quando estiveres a falar com alguém - presencialmente ou por telefone - fecha o e-mail e os separadores do browser. Toma notas só no final, em vez de tentares escrever e ouvir em simultâneo.
• Lista de prioridades de manhã: decide com clareza: quais são as três tarefas mais importantes de hoje, as que realmente fazem avançar? Faz essas primeiro.
• Permitir micro-pausas: mais vale fechar os olhos por instantes ou dar uma volta pelo escritório do que, no “intervalo”, pegar automaticamente no telemóvel.

"Quanto mais deliberadamente disseres “não” às distrações, mais visível se torna a tua performance para os outros."

O que as lideranças devem aprender com isto

As oportunidades de carreira não dependem apenas do comportamento de cada pessoa - dependem também da cultura da empresa. Uma equipa bombardeada com e-mails, chats e pedidos espontâneos vai inevitavelmente cair no multitasking.

As chefias podem contrariar esta dinâmica ao:

• definir prioridades claras e realistas
• não confundir disponibilidade com desempenho
• aceitar e dar o exemplo de períodos de trabalho focado sem interrupções
• tornar as reuniões mais curtas, mais objectivas e com menos telemóvel

Para quem está a iniciar-se em funções de liderança, isto pode ser decisivo: proteger a equipa das armadilhas do multitasking melhora os resultados e reduz a rotatividade.

Como “vender” o teu estilo de trabalho de forma inteligente

No CV e na entrevista, não precisas de sublinhar que consegues fazer cinco coisas ao mesmo tempo. Soa muito mais sólido destacar a capacidade de concluir tarefas complexas de forma estruturada e fiável.

Formulações que comunicam um estilo mais favorável à carreira incluem, por exemplo:

• "Trabalho com concentração e priorizo de forma consistente quando a pressão aumenta."
• "Mesmo com muitos pedidos em simultâneo, mantenho a visão global e tomo decisões claras."
• "Crio condições de trabalho para que as tarefas críticas sejam feitas sem interrupções."

A mensagem que passas é simples: queres produzir resultados, não apenas parecer ocupado.

Porque a monotarefa consciente pode ser o teu maior acelerador de carreira

A ideia de “fazer monotarefa” pode soar aborrecida à primeira vista. No trabalho, porém, significa deixar de dispersar a energia. Entregas resultados mais limpos, estás mais presente nas conversas, pareces mais seguro - e deixas a imagem de alguém fiável perante chefias e colegas.

Num mundo cheio de interrupções, isto pode transformar-se numa vantagem real: quem prova que consegue focar-se tem maior probabilidade de assumir projectos, orçamentos e equipas. Não por ser mais barulhento, mas porque entrega quando é mesmo importante.

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